La Cumbre Mundial del Bienestar (GWS), la reunión anual de líderes internacionales de la multimillonaria economía mundial del bienestar, ha recibido críticas muy favorables por su primer evento híbrido, que promete ser un nuevo modelo de conferencias. Notable por ser una de las primeras reuniones en EE.UU. que se celebra tanto en persona como virtualmente, la “Safe Summit” híbrida se celebró en The Breakers Palm Beach del 8 al 11 de noviembre, y atrajo a más de 100 delegados en persona y a más de 500 asistentes virtuales muy comprometidos.
“Sabíamos que la única manera de organizar una Cumbre este año era crear un nuevo modelo de cómo se puede convocar una conferencia. La seguridad era primordial, pero no impedía en modo alguno la conexión social ni el amplio programa de la Cumbre, en la que pudimos combinar conferencias magistrales, paneles y sesiones de intercambio de ideas tanto presenciales como virtuales”, declaró Nancy Davis, directora creativa y ejecutiva de GWS. “En definitiva, creo que ha sido una de las Cumbres más importantes de nuestros 14 años de historia”.
Las presentaciones del escenario principal de la Cumbre también están disponibles “a la carta” para que los delegados y asistentes virtuales puedan verlas más tarde. Las personas aún pueden inscribirse para formar parte del Paquete de Acceso Virtual, que permite acceder a los vídeos, así como al histórico informe del Global Wellness Institute, “Defining the Mental Wellness Economy”, la primera investigación que dimensiona y analiza el mercado multisectorial del bienestar mental.
El GWS 2020: un caso de éxito sobre cómo “resetear” las reuniones en la era del distanciamiento
Como tantas otras conferencias en la era del COVID-19, la Cumbre se enfrentó a serios retos: Cómo convocar un evento presencial que proporcionara conexión humana y creación de redes, pero que fuera lo más seguro posible, y al mismo tiempo ofrecer una plataforma virtual menos estéril que una experiencia “todo-Zoom” sin lugar. La solución fue una conferencia híbrida única, en la que los asistentes virtuales experimentaban el dinamismo de asistir a un evento real, mientras los productores de la conferencia facilitaban las conversaciones entre los delegados presenciales y los asistentes virtuales.
“Nos sentimos privilegiados y gratificados por haber tenido esta segunda oportunidad de ser la sede de la Cumbre Mundial del Bienestar y de colaborar con su equipo en la organización de una conferencia exitosa y segura”, dijo Paul Leone, director ejecutivo de The Breakers Palm Beach. “Este foro nos permite compartir pensamientos inspiradores e ideas poderosas, acelerando nuestro propio impulso para continuar con nuestra misión de ser una organización impulsada por un propósito que está comprometida con el bienestar de nuestro equipo, huéspedes y comunidad.”
La Cumbre presencial: equilibrio entre seguridad y conexión
Cada aspecto de la conferencia se diseñó para crear una forma segura e higiénica de reunirse, lo que supuso nuevas colaboraciones con destacados líderes sanitarios y tecnológicos. El Dr. Richard Carmona, 17º Cirujano General de EE.UU., actuó como asesor médico. Los delegados experimentaron una serie de tecnologías de vanguardia para mantenerlos a salvo: desde las pruebas obligatorias de COVID-19 en el momento del check-in, realizadas por Premier Family Health de Palm Beach (todos los delegados dieron negativo), hasta el despliegue por parte de Healthē, pionera en iluminación, de sus tecnologías de luz UVC lejana y UVC de múltiples maneras para combatir continuamente los coronavirus potenciales transmitidos por el aire y a nivel de superficie en los espacios interiores de las conferencias. Delos aportó unidades de purificación de aire para espacios interiores de conferencias y eventos. Todos los delegados estaban físicamente distanciados mediante una disposición creativa de los asientos a una distancia mínima de dos metros. (Gracias a que Lynne y Victor Brick donaron equipos de Planet Fitness, los delegados pudieron elegir una bicicleta reclinada en lugar de una silla de salón). Se colocaron dos podios en los extremos opuestos del escenario para que los ponentes pudieran alternarse mientras los podios se desinfectaban después de cada uso. Todos los ponentes llevaban máscaras en el escenario. La diversión, sin embargo, no faltó en el programa, incluida una fiesta “Mask-erade” con baile disco socialmente distendido.
Muchos delegados han escrito expresando su gratitud tanto por la seguridad como por la conexión humana. Nikki Miller, directora de Kohler Waters Spas, señaló: “Acabo de volver a casa de la Cumbre más increíble, segura e íntima. Era la primera vez que asistía, y mentiría si dijera que no me preocupaba asistir debido al COVID. Pero el GWS fue más allá para mantenernos seguros y conectados emocional y físicamente, exactamente lo que todos necesitábamos. Conocí a algunos de los líderes del bienestar más inspiradores con los que sé que estableceré vínculos para toda la vida. Gracias por reunir a este grupo global con confianza, intención y propósito”.
Hacer que una experiencia virtual cobre vida
La Cumbre es una organización profundamente global, que cada año atrae a delegados de 50 naciones, y con las restricciones de viaje vigentes, el acceso virtual era fundamental. El hecho de que los asistentes sintonizaran con la energía de una conferencia real en un lugar real, al tiempo que se trabajaba para inyectar tanta interactividad como fuera posible entre los asistentes presenciales y virtuales, superó la esterilidad que puede producirse con un evento todo-Zoom. Los asistentes virtuales afirman que “sintieron que estaban allí, en la sala, con los delegados y ponentes, y experimentaron esa energía mágica de GWS” desde cualquier lugar en el que se conectaran.
Gracias a los contenidos pregrabados, las ponencias y mesas redondas a distancia no sufrieron fallos técnicos, y los ponentes se conectaron con Zoom para las preguntas y respuestas en directo, lo que permitió a los delegados presenciales y en línea acceder a los mismos debates interactivos en tiempo real. La flexibilidad de una plataforma virtual también permitió “Zoom-ins” sorpresa con líderes del bienestar como Arianna Huffington; Bob Roth, CEO de la Fundación David Lynch; la fundadora de Golden Door, Deborah Szekely; y el CEO de Six Senses, Neil Jacobs. Por ejemplo, un almuerzo “híbrido” organizado para los embajadores del Global Wellness Institute conectó a los asistentes presenciales y virtuales de todo el mundo.
La conferencia líder sobre el negocio del bienestar
Con el compromiso de garantizar que la Cumbre ofreciera las conexiones empresariales que la caracterizan (y que se traducen en acuerdos reales), GWS creó una presentación única de “pitch inverso”, en la que los principales inversores dispusieron de dos minutos cada uno para explicar a los asistentes presenciales y virtuales lo que buscan en términos de inversiones en bienestar. A continuación, se invitó a todos los asistentes a enviar sus planes de negocio a los inversores adecuados.
Además, los delegados presenciales pasaron las tardes en sesiones de grupo colaborando sobre cómo “resetear el mundo con bienestar” (el tema de la conferencia) y debatiendo el futuro de los diversos mercados del bienestar. Para ofrecer a los asistentes virtuales una experiencia análoga, Anna Bjurstam, pionera del bienestar, Six Senses y miembro de la junta directiva de GWS, organizó dos sesiones diarias interactivas a través de Zoom, lo que permitió a los asistentes virtuales, desde Singapur hasta San Francisco, participar en la tormenta de ideas en sus propias zonas horarias.
