Los eventos híbridos en el sector de las reuniones ofrecen audiencias más amplias que ven y escuchan. Aquí el compromiso es el epicentro básico para mantener a la audiencia en el evento. Esta es una de las principales funciones de cualquier planificador de eventos. También se conoce como el éxito de cualquier organizador de eventos.
Para mantener el compromiso, el planificador de eventos debe seguir algunos pasos básicos.
Establecer expectativas
Los asistentes a una reunión pueden sentirse confusos sobre qué esperar de un evento híbrido. Si quiere que los asistentes presenciales disfruten al máximo del evento, tiene que tomar algunas medidas para atraerlos. Atraiga a toda su audiencia con un vídeo animado o una película que les guíe a través del evento y les explique cómo será su experiencia híbrida. Aquí también puede organizar una sesión previa al evento para ayudar a todos sus asistentes a navegar por los salones, las salas de networking, las encuestas, las preguntas y respuestas, el feed de actividades, etc.
Agenda del evento en vídeos
Es mejor que muestre la agenda de su evento o el motivo por el que lo celebra en formato de vídeo. Es más fácil de entender para los delegados y los asistentes. Las agendas en vídeo describen el objetivo, la duración, la fecha y la hora de cada una de las sesiones. Ayudan a todos los asistentes a tener claro cómo será su tiempo en el evento.
La mejor manera de conseguir que tus asistentes presten atención a esta información crucial es mediante contenidos de vídeo de corta duración, 30-45 segundos cada uno, que expliquen tu agenda. Puedes captar la atención del usuario introduciendo un gancho en los 3 primeros segundos de tu vídeo. De este modo, conseguirás intrigar y emocionar al público con la agenda de tu evento.
El poder de los Pop-Ups
Los pop-ups son una gran idea de compromiso para los asistentes virtuales. Utilice el escenario principal del evento virtual para explorar el poder de los pop-ups. Puedes utilizar un pop-up sólo después de que un asistente haya estado en la plataforma de tu evento durante más de 60 segundos. No utilice las ventanas emergentes para vender nada. Utilízalos para invitar a los asistentes a participar en un concurso, una sala de networking, una sesión de demostración de un patrocinador, etc. Esto hará que todos los asistentes muestren interés por el evento virtual.
Rincón mágico
Enviar a los patrocinadores a casa contentos es el sueño de todo organizador de eventos. Un rincón dedicado a los patrocinadores en la sede física puede ayudarte a hacer realidad este sueño. Este rincón se puede construir como una red de contactos para el sector específico en el salón, una sala de chat o para la transmisión en directo desde el lugar del evento a la plataforma híbrida de eventos. Aquí puede gamificar demostraciones de productos, organizar un taller, utilizar AR/VR para desvelar productos y mucho más. Al desarrollar este espacio en su plataforma de eventos virtuales, no solo puede ofrecer una gran participación a sus patrocinadores y expositores, sino también obtener ingresos del evento.
Envío de actualizaciones en directo
El envío de eventos en directo a las aplicaciones móviles de todos los asistentes, donde los asistentes presenciales pueden conectarse, es imprescindible para los eventos híbridos. Las oportunidades que ofrece una aplicación móvil son infinitas: concursos, stands virtuales, encuestas, preguntas y respuestas, actividades de networking y mucho más.
Entrevistas en directo con los ponentes
Interactuar con un ponente entre bastidores o después de la sesión en persona es una práctica habitual para los asistentes. Organice una entrevista especial con el ponente para los asistentes virtuales y permita preguntas y respuestas. De este modo, tanto los asistentes presenciales como los virtuales pueden experimentar una interacción exclusiva con los ponentes.
